Megvan a döntés.

A cég végre digitalizál.

Kiválasztunk egy új rendszert, végignézzük a funkciókat, összehasonlítjuk az árakat, megtörténik a bevezetés.

A vezetőség lelkes.

Aztán eltelik néhány hét.

Az egyik kolléga továbbra is Excelben vezeti a dolgait. A másik Messengeren küldi a fotókat. Valaki papírra írja a munkaidőt. A harmadik pedig egyszerűen nem lép be a rendszerbe.

A végén pedig megszületik a jól ismert mondat:

„A dolgozók nem akarják használni.”

De biztos, hogy a dolgozókkal van a probléma?

A vezető szoftvert választ. A dolgozó plusz feladatot kap.

Ez az egyik legnagyobb különbség egy vállalati rendszer bevezetésénél.

A vezető azt látja:

átláthatóság, riportok, automatizáció, kontroll, kevesebb adminisztráció.

A munkatárs viszont sokszor egészen mást:

még egy alkalmazás, még egy jelszó, még egy hely, ahová adatot kell beírni.

Ha eddig egy feladat elvégzéséhez két lépés kellett, az új rendszerben pedig hét, nehéz lesz elmagyarázni, hogy ez valójában digitalizáció.

Lehet akármilyen fejlett a szoftver.

Ha a felhasználó életét bonyolultabbá teszi, ellenállás lesz.

A legtöbb ember nem akar szoftvert tanulni

És talán nem is kellene neki.

Egy takarító nem azért érkezik reggel dolgozni, hogy megtanuljon egy vállalatirányítási rendszert.

Egy szerelő sem azért megy ki a helyszínre, hogy húsz mezőt töltsön ki.

Egy biztonsági őrnek sem egy 80 oldalas használati útmutatóval kellene kezdenie a műszakját.

A szoftver az ő szempontjukból nem cél.

Eszköz.

Ezért egy jó rendszer használatához ideális esetben nem kell informatikusnak lenni.

Megérkeztem.

Elindítom a munkát.

Látom a feladatomat.

Elvégzem.

Ha kell, készítek egy fotót.

Befejezem.

Ennyi.

A bonyolultságot lehetőleg a rendszer kezelje, ne az ember.

A túl sok funkció néha nem előny

Szoftverválasztáskor könnyű beleesni egy csapdába.

Az egyik rendszer tud 80 funkciót.

A másik 120-at.

A harmadik 250-et.

Papíron természetesen a harmadik tűnik a legjobbnak.

Csakhogy a vállalkozásnak lehet, hogy ebből mindössze tizenötre van szüksége.

A maradék 235 funkció pedig nem feltétlenül érték.

Lehet belőle 235 lehetőség arra, hogy a felhasználó ne találja meg azt, amit keres.

Nem az a jó vállalati szoftver, amelyik a legtöbbet tudja.

Hanem az, amelyikkel a szükséges munkát a lehető legegyszerűbben el lehet végezni.

Az első napok eldönthetik az egészet

Van még egy gyakori hiba.

Megvesszük a rendszert, létrehozzuk a felhasználókat, kiküldjük a belépési adatokat, és azt mondjuk:

„Hétfőtől ezt használjuk.”

Technikailag ez lehet bevezetés.

Emberileg nem feltétlenül az.

A felhasználónak értenie kell, mi változik, miért változik, és legfőképpen:

neki mitől lesz ettől egyszerűbb?

Nem kell feltétlenül órákig oktatni.

Sokszor éppen ellenkezőleg.

Az első napon csak azt mutassuk meg, ami az első naphoz kell.

Ha valakinek csak jelenlétet kell indítania és lezárnia, tanulja meg ezt.

Ha valakinek feladatokat kell kezelnie, kezdje azzal.

A többi jöhet később.

A digitalizáció nem attól sikeres, hogy megvettük a szoftvert

Hanem attól, hogy használják.

Ez egyszerű mondatnak tűnik, mégis óriási különbség.

Egy fantasztikus rendszer, amelynek a funkciói 20%-át használja a cég, könnyen kisebb értéket teremthet, mint egy egyszerűbb megoldás, amely ténylegesen beépül a mindennapi működésbe.

Ezért a bevezetés előtt nemcsak azt érdemes megkérdezni:

„Mit tud a rendszer?”

Hanem azt is:

„Ezt tényleg használni fogják az embereink?”

Mi is ezért gondolkodunk máshogy a Dolgozz Appnál

A Dolgozz App fejlesztésénél nekünk is folyamatos kihívás, hogy egyre több funkció kerül a rendszerbe.

Jelenlét. Beosztások. Szabadságok. Feladatok. Projektek. Munkafolyamatok. Dokumentáció. Ellenőrzési pontok. Riportok.

Technikailag könnyű lenne mindent egyszerre a felhasználó elé tenni.

Csakhogy nem ez a cél.

A cél az, hogy egy adott munkatárs lehetőleg azt lássa, amire neki szüksége van, a vezető pedig megkapja azt az információt, amely a cég működtetéséhez kell.

És ugyanilyen fontos maga a bevezetés.

Nem egyszerűen hozzáférést kell adni egy új rendszerhez.

Segíteni kell abban, hogy az valóban a napi működés részévé váljon.

Mert egy vállalati szoftver értékét végül nem az mutatja meg, hány funkció szerepel a weboldalán.

Hanem egy sokkal egyszerűbb dolog:

hétfő reggel használják-e az emberek.