A gond nem a papír volt. A gond az volt, hogy több mint 20 üzlet - Budapesten és Pest megyében, prémium helyszíneken - ugyanabban a Viber-csoportban jelentette, ki hol van, és mit csinál. Dolgozó, üzletvezető, központ: egy chat. Gyorsnak tűnik, amíg kevesen vannak. Húsz üzletnél már átláthatatlan.

A tulajdonos pontosan akarta látni, ki hol dolgozik. A központi iroda is ott volt a képben, nemcsak a boltok. A kérés egyszerű volt: ne presentation-színház legyen, csak a lényeg. Mit nyer a vezető. Hogyan megy a műszak. Mit lát az iroda. És legyen belőle egy pilot, amit egy tulajdonosnak is meg lehet mutatni.

Miért nem elég a Viber

Egy csoportban minden összekeveredik: beérkezés, késés, helyettesítés, „benne vagyok a boltban”, „elmegyek WC-re”, „kiugrok a raktárba”. Estére senki nem tudja összeszedni. Holnapra sem. A havi zárás pedig üzenetekből és emlékezetből készül.

A kérdések, amiket a chat nem válaszol meg tisztán:

  • Ki melyik üzletben van?
  • Mikor érkezett?
  • Melyik műszakban van?
  • Mit csinál éppen?
  • Ki hiányzik, ki késett?
  • Hol kell helyettesítés?
  • Milyen feladat készült el?

Ha ezekre a válasz egy scroll a Viberben, a vezető nem adatot kap, hanem zajt.

Az ajánlat: egy rendszer a hálózat mögött

Nem azt mondtuk, hogy „van egy appunk”. Azt mutattuk meg, hogy a vezető, a központ és az üzlet ugyanazt látja.

A vezetőnek nem kell folyamatosan figyelnnie a chatet. Látja, melyik üzletben kik vannak, ki ért oda, ki késett, hogyan áll a műszak, melyik feladat kész, hol kell beavatkozni. Késésről, hiányzásról, elakadt feladatról jelzést kap. Ha valaki kiesik, látszik, hol kell helyettesíteni.

A beosztás üzletenként és emberenként van. Heti, havi, több műszak. A dolgozó a sajátját látja. A vezető a létszámhiányt. A változás visszakereshető, nem egy törölt üzenet.

A belépés a helyszínhez igazodik: NFC, PIN-es közös tablet, QR, GPS, vagy GPS nélküli iBeacon. A lényeg: a tulajdonos ne üzenetet ellenőrizzen, hanem kész, visszakereshető adatot kapjon.

És nemcsak az látszik, ki van bent. Nyitási-zárási lista, takarítás, hűtő, polc, üzletvezetői ellenőrzés, fotó. Felelős, határidő, megjegyzés. A boltban elvégzett munka nyoma megmarad.

A központ ugyanabban a rendszerben van: emberek, jogosultságok, üzletek, dokumentumok, riportok. Az üzletvezető a saját boltját látja, a területi vezető többet, a tulajdonos a hálózatot.

Egy reggel, chat nélkül

Hétkor a munkatársak bejelentkeznek az üzletben. Öt perc múlva a vezető látja, ki ért oda, ki hiányzik. Tíz perc múlva kint van a nyitási checklist. Nyolcra a fotók és a kész pontok visszanézhetők. Napközben a hiba rögzíthető, nem a csoportba kell beírni. Nap végén kész a munkaidő- és feladatösszesítés.

Nincs Viberből összesítés. Nincs találgatás. Nincs elveszett infó.

Pilot: egy üzlettel kezdjük

Nem a teljes hálózatot kell első napra átállítani. Egy kiválasztott üzletben: belépés, műszak, napi checklist, vezetői nézet, riport. A cél nem egy újabb adminrendszer, hanem hogy látszódjon, mennyi egyeztetés és kézi ellenőrzés esik ki.

Ha egy boltban ugyanaz a szabály, a másodikban már nem kell kitalálni. A nehéz rész nem a szoftver. Hanem hogy minden helyszín ugyanazt használja. Ha ez megvan, a havi zárás napok helyett órák kérdése.

A tulajdonosnak nem extra kontroll kell. Hanem egy kép, ami nem a chatből jön.